Mitä tarkoittaa sisäinen auditointi ja miksi se on tärkeää?
Sisäinen auditointi on keskeinen osa johtamisjärjestelmien ylläpitoa ja kehittämistä. Johtamisjärjestelmät kuten ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 edellyttävät säännöllistä sisäistä auditointia auditointiohjelman mukaisesti. Mutta mitä tarkoittaa sisäinen auditointi käytännössä?
Sisäinen auditointi tarkoittaa prosessia, jossa arvioidaan organisaation toimintaa suhteessa valittuihin kriteereihin. Esimerkiksi standardeihin, omiin sisäisiin ohjeisiin ja lakisääteisiin vaatimuksiin. Auditointi voidaan tehdä yhden tai useamman kriteerin perusteella ja usein sisäinen auditointi onkin yhdistelmä näitä vaatimuksia. Auditointi on järjestelmällinen, riippumaton ja dokumentoitu tapa varmistaa, että organisaatio toimii vaatimusten mukaisesti ja etsii aktiivisesti parannuskohteita.
Auditointi on enemmän kuin tarkastusta
Auditointi tarkoittaa tässä yhteydessä syvällistä arviointia. Auditoinnissa ei pelkästään arvioida "täyttääkö standardin vaatimukset vai ei täytä". Sisäinen auditointi auttaa organisaatiota ymmärtämään omia vahvuuksiaan ja heikkouksiaan. Se on mahdollisuus kehittää toimintaa, ei vain täyttää vaatimuksia.
Sisäisen auditoinnin tavoitteena on:
- Tunnistaa parannusmahdollisuuksia,
- varmistaa vaatimustenmukaisuus,
- edistää jatkuvaa kehittämistä,
- tarjota johdolle faktapohjaista tietoa päätöksenteon tueksi,
- tehokas auditointi voi myös vähentää riskejä, lisätä työn tehokkuutta ja parantaa työn laatua.
Sisäinen auditointi eri standardeissa
ISO 9001 – Laadunhallintajärjestelmät
Standardi keskittyy laadunhallintaan. Sisäinen auditointi tarkastelee, miten organisaation prosessit tukevat laadunhallintaa ja asiakastyytyväisyyttä.
ISO 14001 – Ympäristöjärjestelmät
Standardi liittyy ympäristöjohtamiseen ja ympäristövaikutusten hallintaan. Tässä yhteydessä auditointi arvioi, kuinka organisaatio hallitsee ympäristövaikutuksiaan tuotteen tai palvelun koko elinkaaren ajan.
ISO 45001 – Työterveys ja -turvallisuusjärjestelmät
Standardi käsittelee työterveys- ja työturvallisuusjohtamista ja auditoinnin tavoitteena on varmistaa, että organisaatio huolehtii työntekijöiden hyvinvoinnista ja noudattaa turvallisuusvaatimuksia.
Auditointiohjelma on sisäisen auditoinnin perusta
Sisäinen auditointi aloitetaan riskiperusteisella auditointiohjelmalla, joka kattaa:
- Auditointien ajankohdat ja kohteet,
- johtamisjärjestelmien osa-alueet ja prosessit sekä
- käytettävät standardit.
Auditointiohjelma laaditaan esimerkiksi kolmen vuoden jaksolle, ja sen pohjalta pätevät auditoijat toteuttavat auditoinnit.
Auditoinnin keskeisiä periaatteita ovat riippumattomuus ja objektiivisuus. Auditoijat eivät saa arvioida omaa työtään tai olla osallisina tarkasteltavissa prosesseissa.
Sisäisen auditoinnin vaiheet
1. Suunnittelu ja valmistelu
- Määritellään laajuus ja tavoitteet auditointiohjelman mukaisesti.
- Valmistaudutaan auditointiin.
- Laaditaan auditointisuunnitelma, joka kattaa aikataulut, auditoitavat alueet ja osallistujat
2. Auditointi
3. Raportointi
4. Seurantatoimenpiteet
5. Tulosten käsittely
Käytännön vinkkejä sisäisen auditoinnin toteutukseen
Kouluta auditoijat: Sisäisen auditoinnin tehokkuus riippuu auditoijien ymmärryksestä standardeista ja organisaation prosesseista sekä auditointiprosessista ja -tekniikoista.
Dokumentoi prosessi: Sisäisen auditoinnin prosessi kannattaa suunnitella ja dokumentoida, jotta auditointeja voidaan toteuttaa järjestelmällisesti ja samankaltaisesti auditoijasta riippumatta.
Laadi riskiperusteinen auditointiohjelma: Auditointiohjelma laaditaan usein kolmelle vuodelle ja siihen on kerätty kaikki toteutettavat auditoinnin kohteet ja tekijät. Tämä ohjelma kannattaa laatia riskiperusteisesti kuitenkin niin että saadaan kattavuus johtamisjärjestelmien laajuuteen ja standardeihin.
Kommunikoi avoimesti: Kerro henkilöstölle auditoinnin tavoitteista ja siitä, miten se hyödyttää organisaatiota.
Edistä positiivista auditointikulttuuria: Tunnista hyviä käytäntöjä, vältä syyttelyä ja osallista johtoa.
Analysoi tuloksia: Poikkeamille toteutetaan korjaavia toimenpiteitä ja arvioidaan niiden vaikuttavuutta. Analysoidaan sisäisten auditointien tuloksia ja tehdään päätöksiä johdon katselmuksessa näiden pohjalta.
Lomakkeet, kysymyslistat ja vinkit auditointiin. Lataa sisäisen auditoinnin työkalupakki maksutta käyttöösi.
Lataa opas
Haluatko vahvistaa osaamistasi sisäisten auditointien toteuttamisessa? Tutustu DEKRAn Sisäisen auditoinnin Lead Auditor koulutukseen.
Tutustu koulutukseen
Tarjoamme neuvontaa, koulutusta sekä konkreettisia resursseja asiakkaidemme johtamisjärjestelmän rakentamiseen, ylläpitoon ja jatkuvaan parantamiseen.
Tutustu koulutus- ja neuvontapalveluihimme