CRM-järjestelmän yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 13 mukainen tietosuojaseloste

JOHDANTO

Jakamalla seuraavat tiedot haluamme antaa sinulle yleiskuvan siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi ja tietosuojalain mukaisista oikeuksistasi.

KUKA VASTAA TIETOJENKÄSITTELYSTÄ JA KENEN PUOLEEN VOIN KÄÄNTYÄ?

Tietosuojalain mukaisesta henkilötietojesi käsittelystä vastaa aina se DEKRA-konserniin kuuluva yritys, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Tavallisesti se tarkoittaa niitä DEKRA-konserniin kuuluvia yrityksiä, jotka ovat tarjonneet sinulle tai työnantajallesi palveluja, tarjoavat niitä tällä hetkellä, tulevat tarjoamaan niitä tai joiden on määrä tarjota niitä.

Konsernin johdossa olevana yrityksenä vastuussa on tällä hetkellä

DEKRA SE,
jonka pääkonttori sijaitsee Stuttgartissa ja
joka on merkitty Stuttgartin raastuvanoikeuden
kaupparekisteriin tunnuksella HRB 734316
Handwerkstr. 15, D-70565 Stuttgart

Konsernimme tietosuojavaltuutetun tavoitat sähköpostilla
osoitteessa tietosuoja@dekra.com

MITÄ LÄHTEITÄ JA TIETOJA KÄYTÄMME?

Käsittelemme meille asiakkaidemme ja muiden asiaan liittyvien henkilöiden liiketoimintasuhteiden puitteissa luovutettuja henkilötietoja. Osittain käsittelemme henkilötietoja, jotka olet luovuttanut meille käyntikortilla tai muulla välineellä yhteydenottoa varten. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja, joiden kerääminen on sallittua yleisesti saatavilla olevista lähteistä (esim. haarakonttoriluetteloista, verkkosivustoilta tai ammatillisissa verkostoissa annetuista yhteystiedoista) tai joita muut DEKRA-konserniin kuuluvat yritykset tai muut kolmannet osapuolet ovat meille oikeutetusti luovuttaneet.

Kyseisiä henkilökohtaisia tietoja voivat olla: Henkilötiedot (esim. puhuttelu, nimi, etunimi), virantoimituksessa käytetyt yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero), työsuhteeseen liittyvät tiedot (esim. työnantaja, osasto/alue, asema yrityksessä). Lisäksi näihin tietoihin voivat sisältyä myös mainos- ja jakelutiedot (mukaan lukien mainonta), asiakirjoista saadut tiedot (esim. keskusteluihin liittyvät muistiinpanot) sekä muut kyseisiin kategorioihin verrattavat tiedot.

MIHIN TARKOITUKSIIN KÄSITTELEMME TIETOJASI (KÄSITTELYN TARKOITUS) JA MIKÄ ON SEN OIKEUDELLINEN PERUSTA?

Käsittelemme henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) sekä kaikkien muiden asiaankuuluvien lakien määräysten mukaisesti.

Siitä huolimatta voi aina esiintyä tapauksia, joissa käsittelemme henkilötietojasi, joita ei tässä ole mainittu. Tällaisessa tilanteessa saat kyseiseen tapaukseen liittyvää erityistietoa tietosuojasta, jos laki niin vaatii.

A. TIETOJEN LISÄÄMINEN ASIAKKUUDENHALLINTAJÄRJESTELMÄÄN (CRM)

Käsittelemme henkilötietojasi lisätäksemme ne asiakkuudenhallintajärjestelmäämme (CRM).

Näitä tietoja ovat ennen kaikkea henkilötiedot, virantoimitukseen liittyvät osoitetiedot, virantoimitukseen liittyvät yhteystiedot sekä työsuhteeseen ja asemaasi yrityksessä liittyvät tiedot.

Tietojen kerääminen ja niiden kirjaaminen asiakkuudenhallintajärjestelmäämme suoritetaan ensimmäisessä vaiheessa oikeutetun edun perusteella. Sen jälkeisessä viestinnässä ja lähetettyjen tervetulotoivotusten puitteissa sinulla on mahdollisuus antaa meille suostumuksesi tietojen erilaisiin vapaaehtoisiin lisäkäsittelyihin, jotka myös tallennetaan CRM-työkaluumme.

Oikeutettu etumme tarkoittaa silloin sitä, että voimme pitää sinuun yhteyttä ja kommunikoida kanssasi asiakkaana tai asiakkaan keskustelukumppanina mahdollisten sopimusten solmimista tai solmittuihin sopimuksiin liittyvien toimenpiteiden suorittamista varten. Se mahdollistaa palvelujen ja asiakaspalvelun sujuvan suorittamisen.

OIKEUDELLINEN PERUSTA

Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta

B. UUTISKIRJEEN LÄHETTÄMINEN JA/TAI SÄHKÖPOSTITSE TAPAHTUVA SUORAMAINONTA

Käsittelemme henkilötietojasi sinulle räätälöityjen portfoliomme palveluihin ja tarjouksiin liittyvien tietojen jakamiseen uutiskirjeitse ja/tai sähköpostitse tapahtuvalla suoramainonnalla (voit ilmoittaa mielenkiinnon kohteesi kohdassa Preference Center).

Näitä tietoja ovat ennen kaikkea henkilötiedot, valitsemiisi aihepiireihin liittyvät tiedot ja virantoimitukseen liittyvät yhteystiedot

Jos olet antanut meille suostumuksesi tietojen käsittelyyn, voit peruuttaa tämän suostumuksen milloin tahansa tulevaisuuden osalta. Jos peruutat suostumuksesi, et enää saa meiltä markkinointimateriaalia sähköpostitse.

OIKEUDELLINEN PERUSTA

Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta.

C. UUTISKIRJEEN VASTAANOTTOAJANKOHTANA TAPAHTUVAN KÄYTTÄYTYMISEN ANALYSOINTI

Markkinatutkimustarkoituksiin (uutiskirjeen vastaanottajan uutiskirjeen avaamista ja lukemista koskeva analyysi) voimme sinun suostumuksellasi arvioida vuorovaikutustasi uutiskirjeen suhteen ja kohdistaa sen henkilöösi.

Näitä tietoja ovat ennen kaikkea henkilötiedot, uutiskirjeen vastaanottamiseen liittyvään käyttäytymiseen ja virantoimitukseen liittyvät yhteystiedot.

Jos olet antanut meille suostumuksesi tietojen käsittelyyn, voit peruuttaa tämän suostumuksen milloin tahansa tulevaisuuden osalta. Jos peruutat suostumuksesi, emme enää kerää tietoja ja arvioi käyttäytymistäsi uutiskirjettämme vastaanottaessasi.

OIKEUDELLINEN PERUSTA

Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta.

D. ASIAKASTYYTYVÄISYYSKYSELYT

Tuotteidemme ja palvelujemme parantamiseksi käsittelemme suostumuksellasi henkilötietojasi asiakastyytyväisyyskyselyjen puitteissa. Kyselyihin vastaaminen on vapaaehtoista.

Näitä tietoja ovat ennen kaikkea henkilötiedot, asiakastyytyväisyyskyselyihin antamasi vastaukset ja virantoimitukseen liittyvät yhteystiedot.

Jos olet antanut meille suostumuksesi tietojen käsittelyyn, voit peruuttaa tämän suostumuksen milloin tahansa tulevaisuuden osalta. Jos peruutat suostumuksesi, emme enää lähetä sinulle kyselyjä asiakastyytyväisyydestä.

OIKEUDELLINEN PERUSTA

Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta.

KENELLE TIETOJANI LUOVUTETAAN?

DEKRA-konsernin sisällä saavat ne tahot pääsyn tietoihisi, jotka tarvitsevat niitä sopimuksen- ja lainmukaisten velvollisuuksiemme täyttämiseen. DEKRA-konserniin kuuluu DEKRA SE (Stuttgart) -keskustoimipaikan johtaman laskentakeskuksen lisäksi lukuisia paikallisesti tai alueellisesti johdettuja laskentakeskuksia, joissa kustakin asiasta vastaavat DEKRA-konserniin kuuluvat yritykset käsittelevät tietojasi.

Myös meidän palkkaamamme palveluntarjoajat ja palvelujen toteuttamisen täyttämistä varten palkatut avustajat voivat saada tietoja kyseisiin tarkoituksiin, jos ne noudattavat erityisesti luottamuksellisuuteen liittyviä ja tietosuojalain mukaisia vaatimuksia. Näitä ovat IT-palvelujen, telekommunikaation, neuvonnan sekä jakelun ja markkinoinnin alalla toimivat yritykset.

DEKRA-konsernin ulkopuolisille tahoille luovutamme tietoja asiakkaistamme vain, jos lakisääteiset määräykset niin vaativat, asiakas on antanut siihen suostumuksensa tai se on tarpeen, jotta voimme solmia, toteuttaa tai päättää sopimussuhteen kanssasi tai DEKRA-konsernilla on siihen oikeutettu etu. Näillä ehdoilla voivat henkilötietoja vastaanottaa esim.:

Julkiset tahot ja instituutiot (esim. vero- tai lainvalvontaviranomaiset), jos on olemassa lainmukainen tai viranomaisten antama velvollisuus (esim. lakisääteiset ilmoitusvelvollisuudet),
muut DEKRA-konserniin kuuluvat yritykset lakisääteistä tai viranomaisten määrittelemään velvollisuuteen perustuvaa riskienvalvontaa varten,
palveluntarjoajat, joita pyydämme avuksi tehtävän suorittamiseen liittyvien olosuhteiden puitteissa.
Tietojenkäsittely tapahtuu pääasiassa asiakkuudenhallintajärjestelmämme puitteissa palveluntarjoajamme Salesforce Germany GmbH, Erika-Mann-Str. 31, D-80636 München (Salesforce) toimesta. Olemme solmineet Salesforcen kanssa tehtävän suorittamista koskevan sopimuksen. Tietojenkäsittelyn puitteissa voidaan tietoja välittää myös Salesforcen USA:ssa sijaitsevalle palvelimelle. Salesforce on luonut ja ottanut käyttöön sitovat yrityssäännöt (Binding Corporate Rules, BCR), mikä mahdollistaa henkilökohtaisten tietojen siirtämisen EU:n tai ETA:n alueelta Salesforcen EU:n ja ETA:n alueen ulkopuolella sijaitseville toimipaikoille. Salesforcen sitovat yrityssäännöt löydät osoitteesta https://compliance.salesforce.com/en/salesforce-bcrs tai voit pyytää ne vapaamuotoisesti sähköpostitse osoitteesta info-de@salesforce.com . Lisätietoja Salesforcen suorittamasta tietojenkäsittelystä on osoitteessa https://www.salesforce.com/de/company/privacy/full_privacy/

Muut tietojen vastaanottajat voivat olla tahoja, joiden suhteen olet antanut meille suostumuksesi tietojen siirtoon tai joille meillä on harkintamme mukaan oikeus luovuttaa henkilötietoja.

LUOVUTETAANKO TIETOJA KOLMANSIIN MAIHIN TAI KANSAINVÄLISILLE ORGANISAATIOILLE?

Tietoja siirretään Euroopan unionin ulkopuolisissa valtioissa sijaitseville tahoille (ns. kolmansiin maihin):

Henkilötietojasi voidaan yksittäistapauksissa tarvittaessa kenties luovuttaa Yhdysvalloissa tai muussa kolmannessa maassa sijaitsevalle IT-palveluntarjoajalle DEKRA-konsernin IT-toiminnan takaamiseksi eurooppalaista tietosuojan tasoa noudattaen.
DEKRA-tuotteista kiinnostuneiden osapuolten henkilötietoja voidaan heidän suostumuksellaan käsitellä asiakkuudenhallintajärjestelmän puitteissa myös Yhdysvalloissa.

Asianomaisten suostumuksella tai lakisääteisten rahanpesua, terrorismin rahoitusta ja muita rangaistavia tekoja vastustavien määräysten perusteella sekä oman harkinnan puitteissa luovutetaan henkilötietoja (esim. legitiimiystietoja) yksittäistapauksissa EU:n tietosuojan tasoa noudattaen.

KUINKA KAUAN TIETOJANI TALLENNETAAN?

Käsittelemme henkilötietojasi niin kauan, kuin se sopimukseen perustuvien ja lakisääteisten velvollisuuksien täyttämisen kannalta on tarpeen tai niin kauan kuin voimme perustella oikeutetun edun niiden käsittelyyn. Jos olet antanut meille suostumuksesi, käsittelemme tietojasi korkeintaan siihen asti, kunnes peruutat suostumuksesi.

Heti kun emme näiden mittapuiden mukaan enää voi perustella oikeutta henkilötietojesi käsittelyyn, kyseiset tiedot poistetaan säännöllisin väliajoin, paitsi silloin, jos niiden tarkoituksenmukainen, tilapäinen jatkokäsittely on tarpeen seuraaviin tarkoituksiin:

Kauppa- ja verolain mukaisten säilytysvelvollisuuksien toteuttaminen, joka voi pohjautua mm. seuraaviin: kauppalakikirja (Handelsgesetzbuch, HGB) tai verolaki (AO). Niissä annetut säilytykseen tai dokumentointiin liittyvät määräajat ovat yleensä 6-10 vuotta.
Todistusaineiston säilyttäminen lakisääteisten vanhenemismääräysten puitteissa. Saksan siviililakikirjan (BGB) 195 artiklan ja sitä seuraavien artiklojen mukaisesti voivat nämä vanhenemisajat olla korkeintaan 30 vuotta, mutta säännönmukainen vanhenemisaika on 3 vuotta.

MITÄ TIETOSUOJALAIN MUKAISIA OIKEUKSIA MINULLA ON?

Sinulla on seuraavat lakisääteiset rekisteröidyn oikeudet, jos niiden edellytykset täyttyvät:

rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin koskien käsittelemiämme henkilötietojasi yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti,
oikeus tietojen oikaisemiseen koskien vääriä tietoja yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti,
oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") koskien tallentamiemme tietoja yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisesti,
oikeus käsittelyn rajoittamiseen koskien tallentamiemme tietoja yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisesti,
oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukaisesti,
vastustamisoikeus yleisen tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti
Jos olet antanut meille suostumuksesi tietojen käsittelyyn, voit peruuttaa tämän suostumuksesi milloin tahansa tulevaisuuden osalta yleisen tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 3 kohdan mukaisesti,
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle yleisen tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukaisesti, jos olet sitä mieltä, että sinua koskevien henkilötietojen käsittely on yleisen tietosuoja-asetuksen määräysten vastaista.

ONKO MINULLA VELVOLLISUUS TIETOJEN TOIMITTAMISEEN?

Liiketoimintasuhteidemme puitteissa sinun on toimitettava meille liiketoimintasuhteen aloittamiseen, toteuttamiseen ja lopettamiseen tarvittavat henkilötiedot ja tiedot, joita tarvitaan siihen liittyvien sopimusperusteiden velvollisuuksien täyttämiseen tai joiden keräämiseen laki meidät velvoittaa. Ilman näitä tietoja emme kenties voi solmia, toteuttaa tai purkaa sopimusta sinun tai työnantajasi kanssa.

KUINKA PITKÄLTI PÄÄTÖKSENTEKO SUORITETAAN AUTOMAATTISESTI TAI KÄYTETÄÄN PROFILOINTIA

Emme periaatteessa käytä täysin automatisoitua päätöksentekoa yleisen tietosuoja-asetuksen 22 artiklan mukaisesti. Jos yksittäistapauksissa turvaudumme tähän menettelyyn, ilmoitamme sinulle siitä ja siihen liittyvistä oikeuksistasi erikseen, jos lainsäädännössä niin vaaditaan.

Käsittelemme tietojasi osittain automaattisesti, jolloin tavoitteenamme on tiettyjen henkilökohtaisten näkökulmien arviointi (profilointi). Käytämme profilointia esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

Velvollisuutemme on lakisääteisten määräysten ja sääntöjen mukaan taistella rahanpesua, terrorismin rahoittamista ja omaisuutta vaarantavia rikoksia vastaan. Silloin arvioidaan myös tietoja (esim. maksuliikenteessä). Nämä toimenpiteet suojelevat samalla sinuakin.
Jotta voimme kohdistetusti antaa sinulle tietoa tuotteista ja neuvoa sinua, käytämme arviointityökaluja. Se mahdollistaa tarpeeseen perustuvan viestinnän ja mainonnan, mukaan lukien markkina- ja mielipidetutkimukset.

TIETOA YLEISEN TIETOSUOJA-ASETUKSEN 21 ARTIKLAN MUKAISESTA VALITUSOIKEUDESTASI, YKSITTÄISTAPAUKSIIN LIITTYVÄ VALITUSOIKEUS

Sinulla on oikeus omasta erityistilanteestasi riippuen tehdä milloin tahansa valitus itseäsi koskevien henkilötietojen käsittelystä, joka suoritetaan yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaan (tietojenkäsittely yleisen edun hyväksi) ja yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaan (tietojenkäsittely harkinnan mukaan). Se koskee myös tähän määräykseen perustuvaa yleisen tietosuoja-asetuksen 4 artiklan numeron 4 mukaista profilointia. Jos teet valituksen, emme enää käsittele henkilötietojasi, paitsi silloin, jos voimme osoittaa käsittelyyn pakottavia oikeutettuja syitä, jotka syrjäyttävät etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai niiden käsittely on tarpeen oikeudellisten vaateiden toimeenpanemiseksi, harjoittamiseksi tai puolustamiseksi.

VALITUSOIKEUS SUORAMAINONTATARKOITUKSIIN SUORITETTUA TIETOJENKÄSITTELYÄ VASTAAN

Yksittäistapauksissa käsittelemme henkilötietojasi suorittaaksemme suoramainontaa. Sinulla on milloin tahansa oikeus tehdä valitus itseäsi koskevien henkilötietojen käsittelystä kyseisen mainonnan tarkoituksiin, ilman, että siitä syntyy sinulle muita kustannuksia kuin perustariffien mukaiset toimituskustannukset; sama koskee myös profilointia, jos se liittyy kyseiseen suoramainontaan. Jos vastustat tietojen käsittelyä suoramainonnan tarkoituksiin, emme enää käsittele henkilötietojasi näihin tarkoituksiin.

VALITUKSEN TAI PERUUTUKSEN VASTAANOTTAJA

Valitukset tai peruutukset voidaan osoittaa vapaamuotoisesti asiasta vastaavalle henkilölle tai tietosuojavaltuutetulle. Jotta asia voidaan hoitaa nopeasti ja vaivatta, pyydämme käyttämään sitä varten laadittua online-kaavaketta . Voit myös napsauttaa saamasi tiedotesähköpostin lopussa olevaa linkkiä. Silloin siitä ei synny sinulle muita kustannuksia kuin perustariffien mukaiset toimituskustannukset.

TÄMÄN TIETOSUOJASELOSTEEN JULKAISUAJANKOHTA JA MUUTOKSET

Tämän tietosuojaselosteen julkaisuajankohta on lokakuu 2022.

Pidätämme itsellemme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta tulevaisuudessa voimassa olevien tietosuojalakien puitteissa ja mukauttaa sitä tarvittaessa tietojenkäsittelyn muuttuviin olosuhteisiin. Tärkeistä sisältöön liittyvistä muutoksista saat erillisen ilmoituksen.